Para que um escritório de projetos seja eficaz em demonstrar valor ao negócio, é fundamental que seja capaz de entregar informações confiáveis, com tempestividade e eficiência, sobre o desempenho dos projetos da companhia, atendendo às necessidades de todas as partes interessadas.
A maior parte dos escritórios de projetos já fez o seu dever de casa em estabelecer um conjunto mínimo de processos que garantam a padronização de informações abrangentes sobre a execução dos diversos portfolios da Companhia.
Entretanto, ainda que exista um grande volume de informações e dados disponíveis sobre o desempenho de projetos, muitos escritórios de projetos enfrentam dificuldades para responder questões importantes do negócio sobre seus investimentos. Entre os fatores que dificultam esta atividade, estão:
a. dispersão da informação sobre a execução de projetos em múltiplas fontes de dados - ERP, softwares de gerenciamento de projetos, planilhas, etc
b. falta de integração/rastreabilidade das informações, especialmente, na gestão financeira de projetos
c. falta de informações sobre o impacto dos projetos no negócio.
Como resposta à estes desafios, é imprescindível que os escritórios de projetos desenvolvam competência analítica e, assim, possam responder às questões mais importantes para o negócio. Este artigo explora um pouco o universo de data analytics e os desafios para empreender um modelo analítico aplicável à gestão de portfolios e projetos.
Contexto
Nosso mundo produz quantidades imensas de dados e informações a cada segundo. Estima-se que, em um único dia, sejam produzidos 2,5 trilhões de megabytes de dados. Cada vez que ligamos nosso smartphone, mesmo sem fazer absolutamente nada, produzimos uma grande quantidade de dados que são continuamente coletados e armazenados. Em um único minuto, 103 milhões de e-mails são enviados, 3,6 milhões de consultas ao Google são realizadas, 46 mil fotos são postadas no instagram, 456 mil mensagens são compartilhadas no tweeter. E isso é só uma ínfima amostragem da totalidade de informação produzida em todas as redes sociais, aplicações e plataformas online.
Nossas empresas também produzem toneladas de informação todos os dias, sendo que a maior parte destas informações é composta por dados não estruturados - imagens, e-mails, documentos físicos e digitais, entre outros. Estamos literalmente nos afogando em um oceano de dados que não compreendemos enquanto grande parte das questões mais importantes do negócio não tem respostas claras.
Em resposta à essa necessidade de transformar dados e informações em conhecimento útil para o negócio, surgiu o data analytics. Mais do que um modelo tecnológico, analytics é uma estratégia competitiva, que tem como propósito transformar dados em vantagem.
A habilidade de organizar e analisar dados potencializa nossa capacidade de ação, pois fortalece nossas decisões. E cada ação impulsionada por uma decisão baseada em dados, produz mais dados, estabelecendo um círculo virtuoso de aprendizagem e desenvolvimento para a organização.
Para construir uma solução analítica, são necessários pelo menos 3 componentes: 1) Dados disponíveis (estruturados ou não); 2) Métodos e ferramentas de transformação - algoritmos, métodos estatísticos; 3) Ferramentas de apresentação e exploração - para visualização e navegação em indicadores e previsões obtidas por um framework analítico.
Seu PMO possui competência analítica?
Para desenvolver competência analítica, são necessários 3 elementos: Boas perguntas de negócio, uma arquitetura analítica robusta e bem planejada e boas ferramentas. Como resultado, você será capaz de obter respostas confiáveis e apoiar de forma efetiva a tomada de decisão.
Dos 3 elementos, fazer as perguntas certas é o principal fundamento. Ao fazer boas perguntas, você impulsiona mudanças na forma de gerenciar seu portfolio, nos processos e controles. E perguntas criativas originam inovação e aprendizagem.
Hoje, nossos escritórios de projetos estão acostumados a responder perguntas sobre a execução dos projetos (meios), mas poucos são capazes de responder sobre os resultados alcançados (fins). Para que um PMO demonstre valor analítico, deve ser capaz de responder tanto sobre meios quanto sobre fins.
Um bom ponto de partida, é identificar perguntas junto aos stakeholders, em cada uma das 4 principais categorias de questões sobre projetos. A seguir, apresento exemplos de perguntas que podem ser respondidas pelo PMO.
Perguntas sobre entrega de projetos
- Quando os projetos serão entregues?
- Quanto os projetos vão custar?
- Por que os projetos estão atrasados?
- Por que os projetos não estão cumprindo o orçamento?
- Quantas pessoas são necessárias para entregar os projetos?
- Quais competências são necessárias para entregar os projetos?
- Quais são os riscos e quão expostos estamos ao executar os projetos?
Perguntas sobre qualidade dos projetos
- As documentações dos projetos estão atualizadas?
- Os cronogramas são atualizados regularmente?
- Os custos dos projetos estão corretamente apropriados?
- A comunicação dos projetos é eficaz?
- As formalizações e aprovações necessárias foram efetuadas?
- Os planejamentos sofreram muitas alterações ao longo da execução?
- Os escopos dos projetos estão adequadamente definidos?
Perguntas sobre benefícios
- Quais tipos de benefícios os projetos trarão?
- Quando os projetos trarão os benefícios prometidos?
- Qual o risco de os projetos não cumprirem seus benefícios?
- Quanto benefício foi trazido pelos projetos já entregues?
- Como serão recuperados os benefícios não entregues?
- Quanto o investimento realizado retornará?
Perguntas sobre impacto estratégico do portfolio
- Quais projetos são relacionados à iniciativas estratégicas?
- Quais objetivos estratégicos são impactados pelos projetos?
- Quais oportunidades os projetos estão capturando para a companhia?
- Quais riscos os projetos estão mitigando?
- Quais inovações foram produzidas a partir dos projetos?
Ao identificar as perguntas certas, é possível produzir processos de gestão e governança otimizados e direcionados à estas questões, fazendo com que a atividade de gerenciamento de projetos seja balizada pelas necessidades do negócio, como um meio para um fim, e não um fim em si mesma.
Construindo uma arquitetura analítica
Uma arquitetura analítica possibilita a concentração de informações oriundas de diversas fontes, transformando e correlacionando dados para responder às perguntas de negócio.
Muitas perguntas não encontram respostas óbvias nos dados. É necessário, então, extrair, correlacionar e transformar dados de diversas fontes para produzir respostas consistentes.
Ao construir uma arquitetura analítica de projetos, seu PMO passará a consolidar e disponibilizar informações on-demand à todas as partes interessadas, de forma automatizada.
Quando se trata de dados estruturados, o desafio está em tornar disponíveis nos diversos sistemas que suportam a gestão de projetos as informações necessárias à visão analítica do portfolio. Para dados não estruturados, o desafio está na análise de padrões e interpretação do conteúdo, através de algoritmos.
Quanto mais estruturada for a informação, menor o esforço de entrega de respostas. O problema é que muito da informação produzida na gestão de projetos é não estruturada - documentos, planilhas, apresentações - o que dificulta e eventualmente até inviabiliza a extração de dados úteis para uma base analítica.
Por isso, a adoção de uma plataforma tecnológica para a gestão de portfolios e projetos, que garanta a padronização e estruturação de dados e processos assegura um poder muito maior de análise ao PMO, evitando trabalho redundante e potencializando a capacidade analítica do gestor.
Escolhendo a sua ferramenta de gestão
A escolha da plataforma tecnológica para construção de uma base analítica para seu PMO é uma decisão extremamente crítica, e uma decisão equivocada neste quesito pode representar centenas de milhares de reais a mais no BUDGET de implementação de um PMO Analítico.
A Plataforma Channel é a única solução do mercado que disponibiliza uma exclusiva funcionalidade de analytics especializada para as necessidades de Escritórios de Projetos, possibilitando ao seu PMO entregar respostas confiáveis e decisivas sobre o portfolio de projetos em cada uma das quatro categorias de perguntas apresentadas neste artigo.
A Plataforma Channel potencializa o poder de gestão de seu Escritório de Projetos, conectando o portfólio de projetos, a matriz de riscos e os indicadores de desempenho ao plano estratégico, o que garante insights inovadores sobre o impacto do seu portfolio no negócio.
A partir da Plataforma Channel, integrada ao ERP de sua companhia, seu PMO será capaz de responder não apenas perguntas sobre meios (performance de execução dos projetos), mas também sobre fins (benefícios e resultados estratégicos).
Ao implementar uma solução integrada, abrangendo todo o ciclo de um projeto, desde a idéia até a captura de valor e o alinhamento estratégico, o Channel disponibiliza uma base rica em dados estruturados e rastreáveis, possibilitando a construção de uma riquíssima base analítica.
A solução também disponibiliza diferentes estratégias de entrega desta base analítica: seja através de sua exclusiva solução de visualização de dados, ou através da disponibilização de um Datamart que pode ser acessado pelo seu BI corporativo.
A solução também pode consumir dados de outras fontes - Sistemas corporativos (incluindo o ERP), Planilhas e Legados. Obtenha facilmente consolidações, previsões e indicadores que ampliarão o poder de governança de seu PMO, trazendo respostas às perguntas mais importantes do seu negócio sobre seus portfolios de investimento em projetos.
